【今さら聞けない】PC時短技③：Outlook知ってて役立つ便利機能

みなさまこんにちは、今日も一日お疲れさまです！

早速ですが、前回に引き続きOutlookの｢使う頻度は少ないけど、覚えておきたい｣お役立ち機能をご紹介しますね。

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不在時に自動でメッセージを送る

長期間、メールが読み書きできない場合、自動応答するように設定しておくことができます。

出張や休暇などでレスポンスが悪くなる際に設定しておくと便利です。

自動応答のやり方

ワンポイントアドバイス

期間を設定して不要な自動応答を防ごう

自動応答する期間を設定することができるので、必要な期間で設定しましょう。

期間を設定しておけば、通常の状態に戻ったときに、設定を戻し忘れることを防げます。

応答メッセージには、不在期間を明記し、いつから正常な状態に戻るのかを書き込んでおくと親切です。

自動応答メッセージを確認する

自分宛にメッセージ送り、設定が完了しているか確認しておきます。

自動応答の期間を設定している場合、その期間内でなければ自動応答メッセージが送信されません。確認する場合は、期間を未設定の状態にしておきます。

相手からの見え方

自動応答メッセージは、相手のメールの件名の冒頭に「自動応答」であることが足されて送信されるので、そのメールを受け取った相手は、自動応答であることがひと目でわかります。

投票でアンケートをとる

簡単なアンケートが取れる機能です。

できるだけ広く意見を聞きたいとき、メールで手軽に意見を回収できるので便利です。

アンケート投票のやり方

投票結果を印刷する

投票結果を Word や新しいメールにコピーするか、Excel にコピーして後で操作できます。

ワンポイントアドバイス

使うシーンに注意しよう

簡単に投票を集められるので便利ですが、正式な承認として扱われない場合もあると思いますので注意しましょう。

多くの人の意見を簡易的に集める、参考意見の収集、事前調査といった意味合いで使用し、報告・相談は別途きちんと行うのがいいと思います。

たとえばこんなときに便利です。