みなさまこんにちは、今日もお仕事お疲れさまです！
お仕事でもお仕事以外でも、メールをすることって多いですよね。
できるだけ効率的に作業し、少しでもかける時間を減らしたいものです。
今回は、時短に繋がる基本的な機能をご紹介します。
まずはこれを設定して、今すぐ使い始めましょう！
- メールの処理スピードを上げたい
- Outlookの便利な機能を知りたい
- まず設定すべきものを今すぐ知りたい
時短ポイントは、出来るだけ入力の手間を減らすこと。
よく使うものは予め設定し、素早く文章を作成できるようにしましょう。
みなさまこんにちは、今日も一日お疲れさまです！早速ですが、前回に引き続きOutlookの｢使う頻度は少ないけど、覚えておきたい｣お役立ち機能をご紹介しますね。[sitecard subtitle=あわせて読みたい url=https[…]
メールに署名を追加する
メールには署名を付けるのが基本ですよね。
メールを作成するたび、手入力なんて恐ろしいことはしないでください。
事前に設定しておき、メール作成時に署名が自動で挿入されるようにしましょう。
署名作成のやり方
- 新しいメールを開きます。
[ホーム]タブにある[新規作成]グループの[新しいメール]をクリック。 - [メッセージ] メニューで、[署名>署名] を選択します。
- [編集する署名の選択] で [新規] を選び、[新しい署名] ダイアログボックスに署名の名前を入力します。
- [署名の編集] で、署名を作成します。 フォント、フォントの色、サイズ、およびテキストの配置を変更することができます。
- [既定の署名の選択] で、署名の次のオプションを設定します。※[電子メールアカウント] ドロップダウンボックスで、署名を関連付ける電子メールアカウントを選択します。メールアカウントごとに別の署名を指定できます。■すべての新しいメッセージに既定で署名を追加する場合
[新しいメッセージ] ドロップダウンボックスでいずれかの署名を選択します。 新しいメッセージに自動的に署名を追加しない場合は、[(なし)] を選びます。■返信または転送するメッセージに署名を表示したい場合
[返信/転送] ドロップダウンでいずれかの署名を選択します。 それ以外の場合は、既定のオプションの (なし) をそのまま指定します。 - [ OK]を選択して新しい署名を保存し、メッセージに戻ります。
ワンポイントアドバイス
そもそもなぜ署名が必要？
メールを受け取った相手が、誰から来たメッセージなのかすぐに分かるようにするため。
そのためにも、日本語表記のフルネームを添え、ビジネスメールなら会社名や部署などの情報も含めておきましょう。
また、相手がメール以外の手段で連絡を取れるように、住所や電話番号、FAX番号などの情報を入れておくと親切です。
署名の見せ方をオリジナルにする
ハイフン（–）やイコール（=）、アンダーバー（_）などを罫線代わりに使ったりして、デザイン性を持たせることができます。
※相手がメールを読むときに使っているフォントが等幅であるとは限りません。
文字種による文字幅の違いから、こちらが期待したレイアウトにならず、表示が崩れてしまうことがあるので注意。
メールアドレスの文頭が大文字になってしまったとき
署名にメールアドレスやURLを入力すると、ハイパーリンクの自動書式設定によって色が青く変わり、下線が付きます。
署名を使い分けることもできる
複数の署名を用意しておき、メールの相手ごとに使い分けることもできます。
自動的に挿入された署名を右クリックし、ショートカットメニューに表示される別の署名に差し替えます。
よく使う単語を登録する
自分がよく使うのに登録されていなくて、思い通りに変換するのに時間がかかる単語や変換例を独自に登録できます。
よく使用する単語や、変換しても表示されないような単語、メールアドレスなどを登録しておくと便利です。
単語登録のやり方
- 言語バーの［ツール］－［単語の登録］をクリックし、単語登録画面を立ち上げます。※［Ctrl］+［F10］でショートカットでもできます。⇨新規メッセージなど、入力が可能な状態で単語登録したい文字を入力⇨入力した文字列を範囲選択⇨［Ctrl］+［F10］
- 登録したい文章と呼び出したい単語を登録します。
［単語の登録］ダイアログ ボックスで設定を行います。
［単語］には変換して入力させる語句、［よみ］には変換する前のひらがなを入力し設定します。例えば、
・登録したい文章の入力：「よろしくお願いします。」
・よみの入力：「よろ」 - 短縮よみを選択
- 設定ができたら［登録］ボタンをクリックします。
- 続けて登録しない場合は［閉じる］をクリックします。
これで、「よろ」と入力すると、登録した「よろしくお願いいたします。」が変換候補に表示されます。
入力作業がとても楽になりますね。
よく使う定型文を登録する
メールを作成するとき、よく使う文章はありませんか？
１行の文章であれば単語登録をすると簡単ですが、複数行や数行空けて質問や回答などの際のひとかたまりの文章となると単語登録では無理になってきます。
ここで使うのが「クイックパーツ」です。
「クイックパーツ」は、よく使う文言を登録しておき、簡単に好きな位置に挿入できる機能です。
例えばこんなイメージです。定期的な案内などに便利です。
――――――――――――――――――
■〇月〇日 定例会
資料は下記よりご確認ください。
〇〇部共有−「会議資料」－「2020年度」−「〇〇会議」
・アジェンダ
・〇〇報告資料
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定型文を登録するやり方
- 新しいメールを開きます。
[ホーム]タブにある[新規作成]グループの[新しいメール]をクリック。 - 登録したい定型文を本文に入力します。
- 本文に貼り付けた定型文を範囲選択し、[挿入]タブをクリックします。
- ［挿入］タブの[クイックパーツ]をクリックし、[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]をクリックします。
- [新しい文書パーツの作成]画面が開きますので、下記の設定を行い、[OK]ボタンをクリックします。
・名前：どんな定型文かわかる名前を入力
・ギャラリー：[クイックパーツ]を選択
ワンポイントアドバイス
クイックパーツを使うとき
メールを書いている途中に、登録した文書を挿入したい場合は、
- 挿入したい位置にカーソルを表示させます。
- リボンの[クイックパーツ]をクリックすると、登録した文章が表示されますので、クリックします。
これでカーソルがあった位置に、登録した文章が追加されます。
定型文登録方法の使い分け
もちろん、署名やテンプレートでも定型文を使うことができますが微妙にできることが違います。
私は、下記のようなルールで使いわけています。
・署名…署名として利用
・クイックパーツ…ある程度行数があり、まとまった定型文で、さまざまなメールに記載する可能性がある場合
・テンプレート…メール全体が定型文で一部分のみ（日付など）を変更して使う場合