みなさまこんにちは、今日もお仕事お疲れさまです！
会社員の方は、法律が変わって残業時間が厳しくなり、効率的な働き方がより求められているのではないでしょうか。
朝礼とかミーティングとかで、「優先順位をつけて仕事をしよう!」なんてよく言われませんか？
それはその通りなのですが、実際どのように優先順位をつければいいのか困ってしまうこともありますよね。
そんな時に使える考え方をご紹介します!
- 残業を減らしたい
- 仕事を効率的に片付けたい
- 優先順位をどうつけたらいいかわからない
優先順位をつけるポイント
『7つの習慣―成功には原則があった!』で広まった考え方で、ご存知の方も多いと思いますが、タスクを「重要度」と「緊急性」で4つのカテゴリーに分ける方法です。
- 重要で緊急性の高い仕事
- 重要だが、緊急性が低い仕事
- 重要度は低いが、緊急性が高い仕事
- 重要度と緊急性が低い仕事
最も仕事のできる人は、「2．重要だが緊急性が低いタスク」に集中し、最優先で取り組みます。
理由は、先に2のタスクに対処しておけば、「1．重要で緊急性の高いタスク」が発生しにくく、いざ緊急・重要タスクが現れた時に、すぐに対応し消化できる余裕が生まれるからです。
緊急・重要案件も想定内にしておくことで、振り回されることがなくなりますね。
優先順位をつける3STEP
前項で業務の分類を説明しましたので、さっそく優先順位づけに取り組んでみましょう。
ポイント
以下２点に注意してください。
- タスクの洗い出し・優先順位検討に時間をかけない
優先順位づけは手段であって目的ではないので、時間をかけすぎるのは業務効率化を目指すのに本末転倒です
- 5分程度で終わる作業や決断は、その場で片づける
考えるまでもない簡単なものは後回しにせずすぐ片付けて、本当に優先順位の検討が必要なものに絞る
やり方
具体的な手順としては、以下の3STEP で取り組んでみてくださいね。
STEP1 業務・タスクを洗い出す
- まずは自分の業務やタスクを、もれなく洗い出します。
- ふせんに書いて貼るか、後から編集しやすいエクセルがおすすめ。
STEP2 マトリクスを活用して分類する
- 前項でご紹介したマトリクスを用いて、洗い出した業務やタスクを分類し、TODOリストを作りましょう｡
STEP3 上司やメンバーに確認
- 自分で考えた優先順位が、部門の方針に見合っているかを上司やメンバーに確認し、認識を合わせましょう。
- 誰かにとっては最重要であっても部門全体で見ると優先順位が下がることもあります。
優先順位どころではない場合
業務を分類してみて、ふと気づいた方がいるかもしれません。「どうしても緊急重要ばかりです、分類できません、、、、」
そんな悲痛な状況の時はこちらをチェックしてみてください。
解決策
- 重要性を再度確認してみる
緊急のものは、重要に見えてしまいがち（通常より重要度を高く錯覚しがち）
- 緊急重要案件の中でも優先順をつける
自分だけで完結しないものを優先しましょう。
※後工程が控えて入るものはできるだけはやくボールを投げる、判断が必要なものは然るべき人に判断をもらう等
- 改善されない場合は、会社を去る選択肢も検討する
一時的なものであればいいですが、常に緊急重要案件が溢れている場合は、おそらく会社が組織として破綻していると思います。常にトラブル対応や問題が勃発している状態ですから、健全とは言えません。
緊急案件の指示ばかりで対応に追われていると、それだけで仕事時間を使い切ってしまい、本当に大事な仕事に手がつけられなくなってしまいます。
ここで言う「本当に大事な仕事」とは、「目標達成のために必要な仕事（長期的な業績アップのために必要な仕事など）」のことです。
こういった仕事は、すぐに効果が発揮されるわけではないので、どうしても後回しになってしまいがちですよね。
本来はここに注力すべきなのですが、こんな時はどうすればいいのでしょうか？
解決策
一案としては、「難易度」と「効果性」で優先順位をつけてみてください。
- 「難易度」：その仕事の難易度
- 「効果性」：目標達成への効果、生産性
自分が得意な分野であれば、他の人にとっては時間がかかることでも、自分にとっての難易度は低くなります。
また、他に展開できる汎用性があるものや、自分の目標達成に直結する効果性の高いものを優先しましょう。
「自分しかやれないことは何か」を考え、成果を出せるタスクを選択するのがおすすめです。
まとめ
優先順位のつけ方をまとめるとこのようになります。
｢緊急度｣｢重要度｣｢難易度｣｢効果性｣の観点からチェックして、何から取り組むか決めてみてください。
さあ今日もさくっと仕事してさっさとお家に帰りましょう!
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